Ședința de vânzări este instrumentul de management numărul 1 al Directorului de Vânzări. De cum știe el să-l utilizeze depinde cum se îndeplinește planul de vânzări, ce fel de echipă conduce și cât de aliniați sunt toți în atingerea obiectivelor comune.

Planificarea ședințelor Departamentului de Vânzări

Responsabil

De organizarea ședințelor Departamentului de Vânzări este responsabil Directorul de Vânzări. 

Regularitate

Ședințele Departamentului de Vânzări se organizează zilnic, săptămânal și (nu sau) lunar.

Scopul 

Scopul ședințelor Departamentului de Vânzări este de a acumula informații, de a oferi răspuns la întrebările managerilor de vânzări, de a motiva vânzătorii, de a identifica punctele slabe și de a le înlătura, de a identifica punctele forte și de a le accentua. 

Despre ce vorbim și cum se desfășoară ședințele Departamentului de Vânzări

STRUCTURA Ședințelor zilnice de planificare

Deschis în fața Directorului de Vânzări este CRM-UL (sau orice alt program de gestiune a clienților potențiali)

1) Ce s-a făcut ieri? (activități presales)

• Numărul de apeluri / Numărul de oferte?       
• Numărul de vizite (online-offline) către clienți noi - existenți?  
• Numărul de apeluri către clienți existenți  

2) Rezultate din ziua precedentă (vânzări-încasări)

• Care sunt rezultatele apelurilor?       
• Câte lead-uri potențiale noi?   
• Care este situația cu acei clienți care au solicitat  oferta comercială? Ce progrese sunt înregistrate față de ei. Etapa la care se află aceștia în CRM.   
• Câți bani. Vânzări-Încasări. Unități vândute       

3) Planuri pentru astăzi

• Ce client/ȚI aveți de gând să închideți astăzi și cât reprezintă în bani?       
• Câte activități presales planificați și de care (oferte, sunete…)

4) Întrebări administrative

• Ref. la contracte       
• La tipuri de solicitări   
• Telefonie / CRM etc.       
• Motivație / premii / KPI       

5) Răspunsuri la întrebările ședințelor anterioare

STRUCTURA ședințelor săptămânale de planificare:

Întâlnirile săptămânale de planificare au loc în fiecare zi de luni.

Raportul săptămânii trecute:

1. Bara de progres a planului săptămânal (% din îndeplinirea planului săptămânal de vânzări)

2. Bara de progres a planului lunar (% din planul lunar de vânzări)

3. Numărul de tranzacții în curs 

4. Numărul de apeluri reușite înregistrate săptămâna trecută

5. Analiza control calitate (ascultarea publică a apelurilor Așa DA și Așa NU)

Evenimente lunare

• Rezumarea rezultatelor muncii departamentului pentru luna respectivă. Cifre PLAN-FACTUAL

• Realizarea unei previziuni a vânzărilor pentru luna următoare. Stabilirea planului defalcat per manager, per zi, per tip de indicator presales.

• Rezumarea KPI-urilor pentru calcularea salariilor.

• Analiza rapoartelor (surse leads, motive refuz, micro și macro conversii).

• Dezvoltarea, implementarea, ajustarea și dezvoltarea tehnicilor interne de vânzări. 

Reguli generale pentru o ședință operativă Productivă

1. Ședința începe cu anunțarea planului: 

• Despre ce se va vorbi (Subiectul 1, 2, 3...). 
• Cine și ce informații trebuie să prezinte.
• Ce rezultate trebuie să obținem la final.

2. Corpul ședinței: 

• Respectați întocmai planul anunțat, altefl riscați să induceți haos
• După fiecare subiect discutat, se notează întrebările, sarcinile, deadline-urile.
• Întrebările se adresează la finalul ședinței. Soluțiile nu se identifică în cadrul ședinței. Se pregătesc pentru următoarea ședință (cu excepția urgențelor).
• Se stabilesc sarcini și deadline-uri.
• Rezultatele ședinței sunt totalizate.
• Un mail cu totalizarea informațiilor discutate în cadrul ședinței se transmite fiecărui participant. Se documentează sarcinile și deadline-urile stabilite. 

3. Organizare:

- Directorul Departamentului de Vânzări vorbește 20%. Restul timpului este alocat pentru ceilalți participanți la ședință. 

- La întrebările adresate de către Directorul Departamentului de Vânzări – răspund managerii de vânzări. 

- Informațiile expuse sunt bazate pe fapte reale (selectate din CRM, studii de caz), pentru a le transpune în „așa nu” și „așa da”.

- Fiecare ședință trebuie să conțină o componentă de instruire / „best practice” care să fie prezentată echipei.

- Întrebările deschise de tipul „Ce poți face?” sunt înlocuite cu întrebări exacte de tipul „Ce îți asumi să faci pentru rezultate mai bune? În cât timp?” 

Ședința de vânzări este instrumentul nr 1 care ne ajută să executăm planul de vânzări și să păstrăm o echipă instruită, aliniată și motivată.